Protection des données personnelles
Cloobiz s'engage à respecter la La Réglementation de Protection Générale des Données ou RGPD.
Création accès utilisateur
- Les accès Cloobiz des utilisateurs Fournisseur sont créés automatiquement (via intégration avec son système interne) à l'initiative du Distributeur ayant des relations commerciales avec le Fournisseur.
- Des accès utilisateurs supplémentaires peuvent ensuite être ajoutés au compte Cloobiz de l'organisation Fournisseur par l'utilisateur administrateur du compte.
- Dans les 2 cas, l'utilisateur est amené à confirmer explicitement son accès à Cloobiz en clickant sur le lien d’activation présent dans le mail d’activation qui lui a été envoyé.
Types de données personnelles, utilisation et consentement
L'adresse E-mail est stockée en base de données afin de :
- permettre l'identification de l'utilisateur et la vérification de ses droits d'accès lors de l'utilisation des services de Cloobiz ;
- permettre l'identification de l'utilisateur lors de l'assignation de ses droits d'accès ;
- permettre l'envoi des E-mails de notification relatifs aux services de Cloobiz. L'envois des emails de notification peut être désactivé par l'utilisateur administrateur de compte Cloobiz. Si un utilisateur secondaire ne souhaite plus recevoir les emails de notification envoyés par Cloobiz, il suffit à utilisateur administrateur du compte Cloobiz de lui octroyer le rôle d'Utilisateur sur le ou les DA qui lui sont attribués, en lieu et place des rôles Gestionnaire de DA ou Responsable financier. Si c’est l’utilisateur administrateur de compte Cloobiz qui ne souhaite plus recevoir les emails de notification envoyés par Cloobiz, il doit contacter son Distributeur.
- Parallèlement à cela, l'adresse E-mail du signataire d'un contrat est stockée en base de données afin de permettre l'envoi des E-mails de notification relatifs au service de signature électronique des contrats de Cloobiz.
Les nom et prénom sont stockés en base de données afin de :
- permettre l'identification de l'utilisateur dans le module "Utilisateurs" ;
- compléter l'adresse dans l'en-tête des E-mails de notification.
- Parallèlement à cela, les nom et prénom du signataire d'un contrat sont stockés en base de données afin d'être intégrés à la signature électronique du contrat par le service de Cloobiz.
La langue est stockée en base de données afin de :
- définir la langue du contenu des E-mails de notification.
- Parallèlement à cela, la langue d'affichage du site web est stockée dans un cookie fonctionnel afin de maintenir ce paramètre pour une prochaine visite, indépendamment de l'identification de l'utilisateur.
- Parallèlement à cela, la langue du signataire d'un contrat est stockée en base de données afin d'être utilisée par le service de signature électronique des contrats de Cloobiz (page de signature, emails de notification).
Le numéro de téléphone mobile est stocké en base de données afin de :
- permettre le contact (affichage de l'information) dans la vue de relance du module "Chiffres d'affaires" utilisé par les utilisateurs Distributeur.
- Parallèlement à cela, le numéro de téléphone mobile du signataire d'un contrat est stocké en base de données afin d'être utilisée par le service de signature électronique des contrats (envoi d'SMS pour vérification de l'identité du signataire).
Le numéro de téléphone est stocké en base de données afin de :
- permettre le contact (affichage de l'information) dans la vue de relance du module "Chiffres d'affaires" utilisé par les utilisateurs Distributeur.
La fonction est renseignée à titre d'information.
Conservation et archivage
L'utilisateur administrateur d’un compte Cloobiz Fournisseur peut faire la demande de suppression de son accès en s’adressant à Cloobiz via le formulaire de contact support ou en écrivant à l'adresse postale suivante :
Quixiz sprl
Chemin du Cyclotron, 6
1348 Louvain-la-Neuve, Belgique
Les accès utilisateurs secondaires de compte Cloobiz Fournisseur peuvent à tout moment être supprimés par l'administrateur du compte Cloobiz de leur organisation.
Les données relatives aux contrats sont conservés 1 an avec les contrats.
La durée de rétention des backup est de 7 jours.