Er bestaan 2 soorten van dematerialisatie van de facturen, via een gestructureerd bericht (edi) of een getekend document (getekend pdf document). Wij bespreken hier de ondertekende documenten van het type PDF.

In Europa, de EU heeft een gereglementeerd kader gedefinieerd wat ieder lid kan omzetten naar een nationaal recht.

De omzetting wordt soms vergezeld van aanvullend bepalingen. De Franse fiscale administratie bijvoorbeeld raad het gebruik van PDF-A aan.

Cloobiz maakt aan de erupose normen geconformeerde facturen aan, met een minimum respect van de bepalingen van Belgie, Luxemburg en Frankrijk.

Om dit complexe onderwerp demystificeren, hierbij enkele elementen.

We behandelen ten eerste een aantal verschillende aspecten, de handtekening, de bewaring en verzending van de document.

De facturen mogen via een elektronische weg verstuurd worden, van zodra de echtheid van hun herkomst en de integriteit van hun inhoud gegarandeerd zijn door middel van een elektronische handtekening. De op deze wijze verzonden facturen vervangen originele facturen.

De elektronische handtekening alleen volstaat dus niet, de integriteit van hun inhoud moet gegarandeerd zijn, en dit gedurende de hele legale duur van conservering.

Op dit moment meerdere oplossingen staan toe aan deze vraag te beantwoorden. De 2 belangrijkste zijn:

• De handtekening met langdurige gecertifieerde geldigheid wordt gekoppelde aan een tijdslijn die ook is gecertificeerd. Hetgeen Cloobiz voorstelt,: alle facturen worden zo op lange termijn geïntegreerd. De verzender en de ontvanger beschikken zo oever een zelfvoorzienend document.
• Een handtekening die de echtheid van het document garandeert maar niet zijn integriteit. Zowel de verzender als de ontvanger moet een legale archivering van de facturen verzekeren. Aangezien de legale archivering moeilijk is uit te voeren gebeurd deze meestal bij een derde vertrouwenspersoon.

Deze elektronische verzending mag alleen gebeuren indien de ontvanger hem accepteert. Of uitdrukkelijk via een dienstencontract of uitwisseling, ofwel uitdrukkelijk op voorwaarden dat een redelijke termijn wordt gegeven om een papieren versie van de factuur op te eisen.